Registrierkassen - und Belegerteilungspflicht in Österreich

"Bonrollen-Pflicht in Österreich"

Ab 1.1.2016 gelten für Betriebe in Österreich neue Aufzeichnungspflichten für alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung.
Die Neuerungen gelten nur für Barumsätze!
Sämtliche Steuerpflichtige, die für steuerliche Zwecke Bücher und Aufzeichnungen zu führen haben, müssen ihre Bareinnahmen künftig einzeln aufzeichnen.
Ein Kassasturz, wie ihn bisher Unternehmen bis € 150.000,-- Jahresumsatz machen durften, ist grundsätzlich nicht mehr zulässig.
Einzelerfassung mittels Registrierkasse
Betriebe (Gewerbe, selbständige Tätigkeit und Land- und Forstwirtschaft) haben zur Einzelerfassung der Barumsätze zwingend ein elektronisches Aufzeichnungssystem (Registrierkasse) zu verwenden, wenn
- der Jahresumsatz je Betrieb netto € 15.000,-- und
- die Barumsätze dieses Betriebes netto € 7.500,-- im Jahr überschreiten.
Der Begriff „Barumsätze“ umfasst auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarte, die Hingabe von Barschecks oder ausgegebenen Gutscheinen, Kassen-Bons, etc.
Hinweis: Beide Grenzen müssen überschritten sein, damit eine Registrierkassenpflicht besteht.
Die Grenze von € 7.500,-- für Barumsätze soll verhindern, dass Unternehmen, die neben Zielgeschäften mit hohen Beträgen auch geringe Bargeschäfte bis maximal € 7.500,-- tätigen, unter die Registrierkassenpflicht fallen.
Unter Registrierkasse versteht man jedes elektronisches Datenverarbeitungssystem, das elektronische Aufzeichnungen zur Losungsermittlung und Dokumentation von Barumsätzen erstellt (z. B. Registrierkassen, serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen, Taxameter etc.).

Änderungen ab 1.1.2017
Treffen die Voraussetzungen für eine Registrierkassenpflicht zu, muss der Unternehmer ab Jänner 2016 eine elektronische Registrierkasse haben, die der Kassenrichtlinie entspricht. Weitere Informationen finden Sie in unserem Infoblatt „Kassenrichtlinie 2012“.
Ab 1.1.2017 müssen alle Kassensysteme zusätzlich über einen Manipulationsschutz, eine technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Diese Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mit Hilfe der elektronischen Signatur der Signaturerstellungseinheit.
Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht Seite 2 von 6
Jede Registrierkasse muss über folgende Eigenschaften verfügen:
- Datenerfassungsprotokoll
- Drucker oder Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung von Zahlungsbelegen
- Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit einer Signaturerstellungseinheit
- Verschlüsselungsalgorithmus AES 256
- Kassenidentifikationsnummer
Details zu den technischen Voraussetzungen sind in der Registrierkassensicherheits-verordnung geregelt.
Belegerteilungsverpflichtung
Unternehmer haben ab 1.1.2016 die Verpflichtung bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Dieser muss den Beleg entgegennehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten für Zwecke der Kontrolle durch die Finanzverwaltung mitnehmen.
Jeder Beleg muss folgenden Inhalt aufweisen:
- Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
- fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Betrag der Barzahlung
- ab 1.1.2017 bei Verwendung von elektronischen Kassen mit Sicherheitseinrichtung: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)
Vom Beleg muss der Unternehmer eine Durchschrift oder elektronische Abspeicherung machen und wie alle Buchhaltungsunterlagen sieben Jahre aufbewahren.
Achtung! Die Belegerteilungsverpflichtung gilt ab dem ersten Barumsatz (egal ob Kassenpflicht besteht oder nicht) für jeden Unternehmer ab 1.1.2016. Ausnahmen gibt es nur für die Kalte-Händeregelung, Feuerwehrfeste und dergleichen.
Sonderregelungen
Der Bundesminister für Finanzen lässt für gewisse Unternehmergruppen bzw. Umsatzarten Ausnahmen bzw. Erleichterungen bei der Einzelaufzeichnungspflicht, der Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems und der Belegerteilungsverpflichtung zu.
In folgenden Fällen sind Ausnahmen bzw. Erleichterungen möglich:
- Umsätze im Freien („Kalte-Händeregelung“)
Darunter fallen Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, sofern sie nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten ausgeführt werden und die Jahresumsatzgrenze von netto € 30.000,-- nicht überschritten wird., Weitere Informationen zur „Kalte-Händeregelung“ finden Sie im Infoblatt „Die Barbewegungsverordnung“. Achtung: Die Umsatzgrenze von € 30.000,-- gilt für sämtliche Umsätze des Betriebes, nicht nur für die Umsätze im Freien.
Die begünstigten Umsätze müssen nicht einzeln aufgezeichnet werden. Die Tageslosung darf mittels Kassasturz ermittelt werden. Mehr dazu in unserem Infoblatt „Die Barbewegungsverordnung“. Weiters gilt für diese Umsätze keine Belegerteilungs- und Registrierkassenpflicht.
- Automaten
Bei Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten, die nach dem 31.12.2015 in Betrieb genommen werden, kann eine vereinfachte Losungsermittlung in Anspruch genommen werden, wenn die Gegenleistung für die Einzelumsätze € 20,-- nicht übersteigt. Darunter fallen z.B. Tischfußballautomaten, Musikautomaten, Dartautomaten etc.
Es besteht weder eine Registrierkassen- noch eine Belegerteilungspflicht.
Eine vereinfachte Losungsermittlung kann bei diesen Automaten durch eine zumindest im Abstand von 6 Wochen regelmäßig erfolgende Ermittlung und Aufzeichnung der erbrachten Dienstleistungen oder der Anzahl der verkauften Waren anlässlich der Nachfüllung durch Bestandsverrechnung (Endbestand minus Angangsbestand bzw. Nachfüllmenge) oder manuelle oder elektronische Auslesung der Zählwerkstände bei vorhandenen Zählwerken durchgeführt werden. Darüber hinaus sind anlässlich jeder Kassenentleerung, die zumindest einmal im Monat zu erfolgen hat, die vereinnahmten Geldbeträge je Automat zu ermitteln und aufzuzeichnen.
Für Automaten, die vor dem 1.1.2016 in Betrieb genommen werden, gelten diese Regelungen erst ab 1.1.2027.
- Webhops
Umsätze im Rahmen eines Webshops, bei denen keine Gegenleistung durch Bezahlung mit Bargeld erfolgt, sind von der Registrierkassenpflicht befreit. Belege müssen aber ausgestellt werden. Hinweis: Hinsichtlich der Umsätze, die nicht im Webshop getätigt werden, gelten die allgemeinen Vorschriften.
- Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe
Die Umsätze von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (z.B. Vereine) sind unter gewissen Voraussetzungen von der Registrierkassenpflicht befreit. Details regelt die Barumsatzverordnung.
- Umsätze außerhalb der Betriebsstätte („mobile Gruppen“)
Unternehmer, die ihre Lieferungen und Dienstleistungen außerhalb der Betriebstätte erbringen, können ihren Kunden einen Papierbeleg (z.B. Paragon) geben und müssen eine Kopie davon aufbewahren. Nach Rückkehr in die Betriebsstätte sind diese Umsätze jedoch ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse zu erfassen.
Die Ausnahme betrifft „mobile“ Berufe wie mobile Friseure, Masseure, Fremdenführer etc.
- Geschlossene Gesamtsysteme
Für große Unternehmen, die mit Systemen arbeiten, bei denen Kassensystem, Warenwirtschaftssystem und Buchhaltungssystem lückenlos miteinander verknüpft sind, besteht die Möglichkeit die Manipulationssicherheit, ohne die Verwendung einer Signaturerstellungseinheit oder eines Signaturzertifikates, durch das Finanzamt mittels Bescheid festzustellen zu lassen.
Voraussetzungen:
- der Einsatz von mehr als 30 Registrierkassen
- die Einholung eines Gutachtens über die Manipulationssicherheit
- ein Antrag auf Ausnahme beim Finanzamt
- das Finanzamt erlässt einen Feststellungsbescheid
Beginn der Registrierkassenpflicht
Ab dem erstmaligen Überschreiten der oben genannten Grenzen muss der Unternehmer mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein geeignetes Kassensystem haben.
Die Umsatzgrenzen beziehen sich auch auf Zeiträume vor dem 1.1.2016. Das heißt, dass schon die Umsätze des Jahres 2015 für die Bestimmung des Zeitpunktes der Kassenpflicht herangezogen werden. Das bedeutet, dass Betriebe, die bereits im September 2015 mehr als € 15.000,-- Jahresumsatz und davon mehr als € 7.500,-- Barumsätze haben per 1.1.2016 ein geeignetes Kassensystem haben müssen.
Beispiel: Erstmaliges Überschreiten der Gesamtumsatzgrenze und Barumsatzgrenze im November 2015 (Jänner bis November € 16.000,-- Umsatz, davon mehr als € 7.500,-- bar). Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat besteht die Registrierkassenverpflichtung ab 1.3.2016, im Falle des Kalendervierteljahres ab 1.4.2016. Beispiel: Neugründung eines Unternehmens am 1.4.2016. Umsätze April bis August 2016: € 15.600,--, davon mehr als € 7.500,-- Barumsätze. Ist der Voranmeldungszeitraum der Kalendermonat besteht die Registrierkassenverpflichtung ab 1.12.2016, im Falle des Kalendervierteljahres ab 1.1.2017.
Übersteigen die Umsätze im Jahr 2015 die oben genannten Grenzen und sollte der Unternehmer ab 2016 jedoch komplett auf Zielgeschäfte umsteigen (also keine Barumsätze mehr haben) ist konsequenter Weise auch keine elektronische Kasse notwendig.
Werden die Grenzen für die Registrierkassenpflicht im Jahr 2015 nicht überschritten, kann der Unternehmer den Zeitpunkt des Kaufes ebenfalls nach hinten verschieben. Erst in einem der folgenden Monate nach Überschreitung der beiden Umsatzgrenzen mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer besteht die Verpflichtung eines geeigneten Kassensystems.
Wegfall der Registrierkassenpflicht
Werden die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist absehbar, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden, fällt die Verpflichtung mit Beginn des nächstfolgenden Jahres weg.
Beispiel: Die Umsätze eines Unternehmens sind im Jahr 2016 über den Grenzen (€ 15.000,-- Gesamtumsatz und € 7.500,-- Barumsatz). Im Jahr 2017 fällt der Gesamtumsatz auf € 13.000,--. Ist aufgrund der Umstände absehbar, dass auch im Jahr 2018 die Grenzen nicht überschritten werden, fällt für den Unternehmer die Registrierkassenpflicht ab 2018 weg.
Erleichterungen bei Betriebsaufgabe oder Betriebsumstellung im Jahr 2016
Ist beabsichtigt, im Jahr 2016 die betriebliche Tätigkeit einzustellen (z.B. Pensionsantritt), ist für das Jahr 2016 keine Registrierkasse erforderlich. Es gilt jedoch die Belegerteilungspflicht.
Beabsichtigt der Unternehmer auf Erlagscheinzahlungen umzustellen und wird diese Umstellung unmittelbar durchgeführt, besteht für das Jahr 2016 keine Registrierkassenpflicht, sofern die Barumsatzgrenze von € 7.500,-- nicht überschritten wird. Das gilt auch, wenn der Unternehmer ernsthaft plant, den Betriebsumfang einzuschränken und damit die Umsatzgrenzen nicht mehr überschreitet.
Übergangsregelung
Wird die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht im 1. Quartal 2016 (Zeitraum 1.1.2016 bis 31.3.2016) nicht erfüllt, hat das keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen.
Im 2. Quartal 2016 (Zeitraum 1.4.2016 bis 30.6.2016) werden von der Abgabenbehörde bei Nichterfüllung der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen vorgenommen, wenn der Unternehmer besondere Gründe für die Nichterfüllung dieser Pflichten glaubhaft machen kann (z.B. die Anschaffung einer Registrierkasse war aufgrund Lieferschwierigkeiten durch einen Kassenhersteller nicht möglich oder die Installation der notwendigen Software war mangels notwendiger fachlicher Beratung durch IT-Servicefachmann nicht rechtzeitig möglich).
Steuerliche Förderungen
Als Unterstützung zur Finanzierung der vorgeschriebenen Systeme (Anschaffung oder Umrüstung) ist eine beim Betriebsfinanzamt beantragbare Prämie in Höhe von € 200,-- pro Kassensystem (maximal aber € 30,-- pro Erfassungseinheit) vorgesehen.
Die Prämie kann bei der jeweiligen Steuererklärung mittels Beilagenformular E108c geltend gemacht werden, wird dem Abgabenkonto gutgeschrieben und stellt keine Betriebseinnahme dar (d.h. sie ist steuerfrei). Für die Inanspruchnahme müssen die Ausgaben jedoch vor dem 1.1.2017 erfolgen. Die Anschaffungskosten bzw. die Umrüstkosten sind nicht über mehrere Jahre zu verteilen (abschreiben), sondern können sofort im Jahr des Aufwandes in voller Höhe als Betriebsausgabe angesetzt werden.
Sanktionen bei Nichtbefolgung der Vorschriften
Besteht Registrierkassenpflicht und verfügt der Unternehmer ab 1.4.2016 (bzw. 1.7.2016) über keine Registrierkasse bzw. verfügt die Registrierkasse ab 1.1.2017 über keine technische Sicherheitseinrichtung, stellt das eine Finanzordnungswidrigkeit dar und wird mit einer Geldstrafe bis zu € 5.000,-- geahndet.
Außerdem besteht die Gefahr, dass die sachliche Richtigkeit der Bücher und Aufzeichnungen angezweifelt wird, was die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Abgabenbehörde zur Folge haben kann.

Quelle: WKO Österreich